Приказ на введение новых личных дел


Что такое приказы по основной деятельности


Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам.

Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения.

Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.
Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами. Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

Компания «» разработала для регистрации приказов удобные . В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

Личное дело сотрудника

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных. Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

Что должно быть в личном деле работника: образец

Утверждённые в указе положения чётко регламентируют что, как и когда необходимо делать с личным делом госслужащего, а также очерчен круг лиц, которым разрешён доступ к делам. Коммерческие и частные организации не обязаны заводить персональные дела на своих сотрудников, законодательство их не обязывает к этому.

Но это вовсе не означает, что они не могут этого сделать. Если руководство компании приняло решение о заведении личных дел на каждого из своих работников, то нужно позаботиться о сохранности данных, которые будут содержаться в личном деле. Для этого составляются внутренние правила ведения такой документации, назначается лицо, ответственное за внесение записей и сохранение дел сотрудников.
Обычно, при составлении внутренних правил, организации руководствуются именно законами и указами, определяющими, что должно быть в личном деле работника для государственных служащих. Поскольку личное

Инструкция о порядке ведения личных дел работников

Отдел кадров:– использует персональные данные работников в оформлении их личных дел в соответствии с Положением о работе с персональными данными;– обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела и их сохранность;– располагает личные дела работников в строго алфавитном порядке;– оперативно вносит в дополнение к личному листку по учету кадров сведения об изменениях анкетных данных работника и об изменениях в работе;– осуществляет подготовку личных дел уволенных работников к сдаче в архив.6.

Личное дело ведется на каждого из работников в одном экземпляре.

Ведение нескольких личных дел одного работника не допускается.7. Личное дело работника оформляется в течение пяти дней после заключения трудового договора с работником.8. Устанавливается следующий перечень документов и порядок их расположения при ведении личного дела:– личный листок по учету кадров;– дополнение

Ведение личных дел работников (стр.

1 из 3)

Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих организаций.

Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства. Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела.

Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Шпаргалка делопроизводителя

Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки. Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации.

В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом. УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Свобода» Красавин C.

А. Красавин 23 декабря 2020 г. После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года.

Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Этого требует законодательство РФ.

Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников. В эту группу входят:

  1. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
  2. Руководящий состав и лица, их замещающие;
  3. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
  4. Главные специалисты;

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер.

Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека. Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Должны ли храниться приказы в личных делах работников?

Читайте о еще больше по ссылке. Относительно копий приказов о командировках: Полагаем, что их хранить в личных делах не целесообразно, однако, как указано выше, при необходимости прописав данный порядок, копии данных приказов так же можно хранить в деле работника.

Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Как сформировать личное дело сотрудника?

Н.З. Ковязина формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника.

Это удобная, хотя и для всех организаций форма систематизации . Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально ответственных сотрудников. Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации.