Можно ли списать бензин арендованной машины сразу на расходы


Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо


При этом в договоре есть пункт о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация. На практике такой вариант вызывает много сложностей, потому что сотрудник-арендодатель ездит на своей машине и в рабочее, и в свободное время.

Соответственно, часть бензина расходуется на служебные поездки, а часть — на личные. В результате трудно определить, какую сумму можно списать на расходы компании, а какую должен заплатить сам водитель. Чтобы получить обоснованные данные о «производственном» расходе топлива, организации разрабатывают и утверждают некую систему контроля.

Чаще всего встречаются системы, основанные на учете по путевым листам, и системы, в основе которых лежат лимиты.

Учет по путевым листам Прежде всего, для каждой машины нужно установить норму расхода топлива на один километр.

Списание стоимости ГСМ в расходы для целей налогообложения

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Если для автомобиля есть норма, утвержденная Минтрансом России*, то следует придерживаться ее.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В соответствии с пп.2 п.1 ст.254 гл.25 НК РФ в состав материальных расходов, связанных с производством и реализацией, включаются затраты налогоплательщика на приобретение материалов, используемых на производственные и хозяйственные нужды (проведение испытаний, контроля, содержание, эксплуатацию основных средств и иные подобные цели).
Как видно из формулировки пп.2 п.1 ст.254 гл.25 НК РФ расходы на приобретение всех видов топлива относятся к материальным расходам организации, уменьшающим доходы текущего отчетного (налогового) периода в полном объеме без каких-либо ограничений. В связи с этим, в настоящее время списание горюче-смазочных материалов на производство осуществляется двумя способами: 1.

Как списывать расходы на бензин

ГСМ можно учесть как материальные затраты (п.

1 ст. 254 НК) в случае, если транспорт непосредственно участвует в процессе производства. Если же речь идет об управленческих и иных сопроводительных нуждах, то бензин и прочие ГСМ учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п. 1 ст. 264 НК). Таким образом, если в автопарке предприятия есть машины, используемые для обеих этих целей, учет топлива нужно также вести раздельно.

2 Расходы на ГСМ необходимо нормировать. Это требование прямо не прописано в Налоговом кодексе, однако им диктуется необходимость обоснованности расходов для того, чтобы их можно было списать в целях учета. Для лимитирования расходов топлива рекомендуется использовать нормы, утвержденные распоряжением Минтранса РФ от 14 марта 2008 г.

№АМ-23-р. Они носят рекомендательный характер, однако все финансовые ведомства и контролирующие органы сходятся на том, что если пользоваться этими нормами, проблем не будет.

Берем автомобиль в аренду, а бензин — взаймы

Такие договоры по своей сути смешанные.

Ведь, помимо собственно отношений по аренде автомобиля, они регулирует отношения товарного займа бензина. Конкретное количество топлива, как правило, в самом договоре аренды автомобиля не указывается. Такие данные приводят в акте приемки-передачи транспортного средства, а потом — в акте возврата транспортного средства.
Стоимость бензина, находящегося в баке, может быть также оговорена в акте, оформленном при передаче автомобиля арендатору.

Арендатору не нужно признавать в налоговом учете: •доходом — стоимость бензина, полученного в баке автомобиля; •расходом — затраты на приобретение топлива, которое необходимо будет залить в бак при возврате машины; •доходом или расходом — разницу между стоимостью приобретения возвращаемого топлива и стоимостью бензина, указанной в договоре аренды.

Такая разница возникает из-за того, что купить бензин для возврата по той же цене, которая указана в договоре с арендодателем, обычно не получается.

Как происходит списание ГСМ на арендованный автомобиль

Из ст.

609 ГК РФ следует, что при аренде ТС предприятием договор необходимо заключать в письменной форме. При этом конкретный срок действия арендного соглашения может не указываться. Тогда каждый участник сделки имеет право разорвать договор. Для этого необходимо за 1 месяц уведомить о своём намерении другую сторону.

Брать в аренду ТС юридическое лицо может у предприятий с различной формой собственности и у физлиц. В первом случае взаиморасчёты производятся в рамках заключённого между фирмами договора аренды автотранспорта.

Соответственно, вопросы, как учитываются затраты на аренду ТС при расчёте фискальных сборов, а также то, как списываются ГСМ, в бухгалтериях предприятий обычно не возникают.

Что же касается аренды машин у физических лиц, то здесь существуют 2 варианта, позволяющие определить сторону, ответственную за оплату установленных сборов, и, следовательно, вид и размер ставок налогообложения.

Как списать ГСМ по договору аренды


Базовых условий 3: эти расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и совершены ради доходной деятельности.

Типичный случай: взяли в аренду автотранспорт, для работы каждый день расходуется топливо и масло — а они денег стоят, надо вести учет.

В типовом договоре аренды все расходы, связанные с эксплуатацией транспорта, берет на себя арендатор — в т.ч. и покупку ГСМ. Если же по договору эти расходы несет арендодатель, то у временного пользователя они вообще не отражаются в бухучете — проводится только плата за аренду (а по необходимости — и ремонт). Предположим, что за отчетный период (обычно ГСМ учитывается помесячно) топливо для машины покупалось исключительно за наличные, выданные водителю.

Проводятся эти расходы так: • Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

• Кредит счета 50 «Касса» — деньги выданы водителю. • Дебет счета 10-3-3 «Топливо в баках». • Кредит счета 71 — топливо оприходовано.

• Дебет счета 20 «Основное производство». • Кредит счета 10-3-3 -деньги зачислены. Разумеется, фигурирует во всех проводках сумма, потраченная за этот период. Когда топливо приобретается за наличные, большая ответственность возлагается на водителя — он как подотчетное лицо обязан представлять в бухгалтерию авансовый отчет и прилагать к нему чеки, причем в установленный срок.
Это значит, что водитель должен при каждой заправке брать чек в кассе АЗС, хранить их все и вовремя писать отчеты для бухгалтерии.

Также ГСМ для арендованного транспорта списываются по путевым листам, в соответствии с действующим Законом о бухучете. Ведь учет ведется на основании первичных документов и все хозяйственные операции должны ими оформляться.

И еще можно списывать ГСМ по действующим на конкретном предприятии нормам расхода (они устанавливаются приказом руководства).

Важный момент: для организации, арендующей транспорт, списание топлива по своим нормам допустимо лишь при условии, что по договору аренды эти расходы несет именно арендатор. Другой нередкий случай: организации своего парка транспорта для повседневной деятельности хватает, но для отдельных нужд приходится нанимать технику, для разовых перевозок.

И не всегда это оформляется договором — просто нанимается машина, заправляется топливом (либо предоставляются деньги, карточка для его покупки на АЗС), а после доставки путевой лист остается у хозяина транспорта. Так вот: без договора аренды не окажется документальных оснований для оформления расходов — оплаты за топливо и наем машины, по ст.252 НК РФ. Если сделка не была заключена в письменной форме, а понесенные расходы потом были включены в себестоимость продукции — ждите претензий от налоговиков.

Практические советы по учету и списанию ГСМ

Ответ на этот вопрос мы начнем с замечания: следует обращать внимание, что назначение нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадают. Бухгалтерский учет В бухгалтерском учете ГСМ нужно списывать по факту. Но сложность в том, что в автомобиле нет устройства, которое фиксировало бы количество бензина в баке.

Соответственно, очень сложно «на глаз» определить, сколько топлива ушло на ту или иную поездку. Поэтому чаще всего фактический расход топлива рассчитывают как количество километров по спидометру, умноженное на некий норматив. Налоговый учет Применение норматива в налоговом учете — вопрос спорный.

Налоговики традиционно считают, что при списании ГСМ в расходы организации должны придерживаться лимитов, утвержденных Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р. Об этом неоднократно напоминали специалисты Минфина России (см., например, письма от 03.09.10 № 03-03-06/2/57 и от 17.11.11 № 03-11-11/288).

Можно ли в полном объеме списать затраты на приобретение топлива для арендованных автомобилей у сотрудников?

При этом Кодексом не предусмотрено нормирование указанных расходов, а также не установлены правила определения обоснованности таких расходов.

Вместе с тем при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации

«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»

, введенные в действие распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 № АМ-23-р.Для подтверждения обоснованности расходов необходимо иметь договоры аренды ТС, приказы о списании ГСМ и путевые листы на каждый день и по каждому транспортному средству, чеки и топливные карты. 28 Ноября 2020, 08:41 Ответ юриста был полезен? + 0 — 0 Свернуть Уточнение клиента Данное письмо

«Об учете для целей налога на прибыль расходов на приобретение топлива для служебного автомобиля.»

А меня интересует только личные авто, используемые в служебных целях.

Также пп.

Как списать расходы на автомобиль

Последний случай актуален, если при эксплуатации автомобиля используются так называемые сезонные шины (зимняя и летняя резина).

Вместе с тем в целях экономии денежных средств многие используют всесезонные шины; при установке на автомобиль их демонтаж не предполагается до момента износа или повреждения. В любом случае в процессе использования служебного автомобиля избежать издержек на приобретение новых шин взамен вышедших из строя или, например, на покупку зимней (летней) резины предпринимателю не удастся. При исчислении НДФЛ затраты на приобретение автомобильных шин следует учитывать в составе материальных расходов на основании пп.

2 п. 1 ст. 254 НК РФ или расходов на содержание служебного транспортного средства в соответствии с пп.

11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поскольку индивидуальные предприниматели отражают затраты в книге учета доходов и расходов кассовым методом (п.