Как нумеровать приказы


Как правильно нумеровать приказы по кадрам и основной деятельности


В каждой организации в процессе деятельности требует принятие и документальное отражение определенных правил. Инфо Правом на издание такого распоряжения по организации обладает ее руководитель – единоличный исполнительный орган компании. Именно генеральный директор дает обязательные к исполнению распоряжения. Руководитель подписывает все приказы организации.

Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит:

  1. облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.
  2. ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  3. упорядочить процесс регистрации кадровой документации;

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  1. в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

  1. 75 лет – вынесенные до 2003 года;
  2. 50 лет – с начала 2003 года.

Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа. Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены.

Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Примерами индексов могут служить:

  1. «лс» — приказы по личному составу;

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве в 2020 году

Поэтому нумерация их совместно с приказами на прием и увольнение не оправдана.

Чтобы быстро и без ошибок оформлять кадровые документы, утвердите Инструкцию по кадровому делопроизводству. Это локальный акт, который определяет состав и правила подготовки кадровых документов в компании. Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала «Справочник кадровика» разработали образец Инструкции с учетом нового ГОСТ.
Также учли особенности делопроизводства в бюджетных организациях.

Условно приказы можно разделить на 3 вида:

  1. по основной деятельности;
  2. по административно-хозяйственной деятельности.
  3. по личному составу;

Все приказы отдела кадров относятся к первой группе. Это распоряжения о трудоустройстве, увольнении, переводе, отпуск, командировке, возложении обязанностей и т.д.

Однако, применение единой нумерации будет ошибочно. Как мы уже говорили выше необходимо опираться еще и на сроки хранения.

Нумерация кадровых приказов

Поэтому многие организации нумеруют свои приказы не при их печатании, а позже, проставляя номер от руки в специально оставленной ячейке, либо заполняя журнал регистрации не день в день, а с небольшим «отставанием».

Для удобства ведения кадрового делопроизводства рекомендуется делить все кадровые приказы на две части:

  1. приказы по кадровому делу (отпуска, командировки, выговора и т.д.).
  2. приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод и т.д.);

Первая группа приказов должна храниться на предприятии 75 лет (для документов, завершенных делопроизводством до 01.01.2003 г.), или 50 лет (если делопроизводство по ним завершено после 01.01.2003 г.), в то время как сроки хранения другой группы варьируются от 3 до 5 лет (ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

В них ежедневно издается множество распоряжений и приказов о приеме работников, увольнении, перемещениях, отпусках, командировках и т.

Каждую группу приказов подшивают в отдельную папку и нумеруют сквозной нумерацией, не зависящей друг от друга.
д. При большой численности наемных работников необходимо дополнительно делить приказы на несколько категорий. Например, в разрезе действий с персоналом, подразделений, срокам хранения документов и т. д. Общеустановленных правил присвоения номеров кадровым документам нет. Вместе с тем, необходимо руководствоваться несколькими правилами присвоения номеров приказам по кадрам.
Во-первых, по умолчанию действует правило, что нумерация приказов и иных кадровых документов начинается заново с началом нового года.

Исключение из него сделано для некоторых государственных и муниципальных учреждений, где новый учебный год начинается в сентябре. Такие организации начинают нумеровать приказы с 1 сентября, а не с 1 января.

Во-вторых, используемая система нумерации кадровых приказов должна уменьшать время на поиск нужной бумаги.

Как нумеровать приказы

Оно представляет собой действия сотрудников кадрового отдела по: • Формированию личных дел служащих компании; • Внесению записей в их книжки о труде; • Разработке должностных инструкций; • Созданию приказов по штату фирмы (трудоустройству, увольнению, переводу); • Разработке организационных бумаг.

Особое внимание в кадровом деле отводится нумерации приказов о приеме и увольнении.

Это объясняется тем, что кадровики занимаются только их оформлением.

Очень важно разделять их с двумя другими видами приказов, которые издаются в фирме (административно-хозяйственного характера и приказы по основной осуществляемой деятельности).

Карьера

Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

Присвоить приказу собственный номер – это значит: • Упорядочить процесс регистрации кадровых бумаг; • Сделать более быстрой процедуру нахождения приказа при потребности отыскать его в общей кипе кадровых бумаг; • Облегчить классификацию приказов при передаче бумаг на хранение.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу: — о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а); — о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а); — о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а); — о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а); — о направлении в командировку (Т-9, Т-9а); — о поощрении (Т-11, Т-11а).

Как нумеруются приказы по основной деятельности?

е. данные о подписанном документе, поэтому проставление номера на приказе производится после его подписания от руки. Подготовить проект приказа с напечатанным номером означает, что приказ фактически был зарегистрирован до его согласования и подписания.

Рекомендуем прочесть:  Пароль на госуслугах

Кроме этого, следует учитывать и такой факт, как подготовка приказа по основной деятельности двумя организациями. В этом случае приказу будет присвоен двойной номер каждой из организаций через косую черту, который тоже будет проставлен от руки. Основные требования по оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов содержатся в Государственном стандарте РФ «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв.

Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

Как нумеровать приказы по кадрам

При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила: Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания.

Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу. Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем.

Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа. Это правило относится, например, к входящей корреспонденции. Кроме того, шифр в номере приказа может указывать на структурное подразделение предприятия, в отношении которого издан приказ.

К примеру, буквами «об» обозначается распоряжение по всей организации, а буквами «эк» — по экономическому отделу и т.